Aprobado el borrador estamos a la espera de la publicación, prevista para septiembre de 2015, de la nueva versión de la norma para sistemas de gestión de la calidad ISO 9001. En los tres años siguientes a su publicación las organizaciones que deseen seguir o incorporarse a este esquema de certificación, enfocado a una gestión por procesos orientada a garantizar la satisfacción del cliente, deberán asumir un estándar que, previsiblemente, hará desaparecer de su redacción la expresión “procedimiento documentado”.

En su lugar, la norma establece que las organizaciones deberán mantener o retener información documentada en relación a sus actividades. ¿Supondrá esto el final de los manuales de procedimientos a los que estamos acostumbrados en la gestión de la calidad?

Sinceramente creo que no. Tanto el manual de gestión como los procedimientos documentados seguirán jugando un papel importante. Eso sí, deberán adaptarse a una forma de hacer las cosas que ha cambiado mucho la primera versión de la norma en 1987. Pero creo que seguiremos teniendo manuales y procedimientos.

De una parte el manual es una herramienta estratégica para documentar y estructurar los elementos clave de gestión de una organización. Así, a pesar de que varias normas de gestión no lo exigen actualmente como requisito obligatorio (como por ejemplo ISO 14.001), es muy frecuente encontrar manuales de gestión ambiental, eficiencia energética o para sistemas integrados de gestión basados en distintas normas de referencia en las que no se exige la elaboración de un manual de gestión.

Tanto por la tradición arrastrada desde las primeras versiones de ISO 9001 como por su funcionalidad, resulta interesante disponer de un elemento vertebrador del sistema que relacione sus apartados entre sí y con los requisitos de las normas de referencia. Si también permite conocer la organización certificada y dar una descripción del sistema implantado, mejor que mejor.

En el nuevo enfoque de gestión del riesgo en los procesos que incorpora la versión 2015 de ISO 9001 una de las formas de manejar esos riesgos, con la que tanto las organizaciones como los consultores y los auditores estamos familiarizados, es el establecimiento de procedimientos de gestión que describan los procesos y la forma de controlarlos para conseguir los resultados esperados, en este caso, en relación a los requisitos del cliente.

La incorporación de los nuevos conceptos de la calidad, así como la necesaria adaptación a las posibilidades que ofrecen las tecnologías de la información y de la comunicación en relación a la gestión de la información en las organizaciones, necesariamente se verán reflejadas en los sistemas de gestión. Por ello, el uso generalizado de Internet y formatos digitales o la variedad de dispositivos para capturar y manejar datos, deben plasmarse en normas con una flexibilidad que no asfixie a las organizaciones en modelos anclados en firmas sobre montañas de papel.

Impresos o no, redactados, en forma de diagrama o como pantallas de diálogo, los procedimientos documentados tienen un papel importante que jugar en los sistemas de gestión, garantizando que se controlan los procesos y se hacen de forma que se consideran todos los requisitos del cliente, aquellos que puedan afectar al medio ambiente, el consumo energético, la seguridad de las personas o lo que sea que se quiera gestionar en cada caso.

Alberto Vizcaíno colabora con el Instituto Superior del Medio Ambiente como docente de los cursos: Legislación Ambiental y Sistemas Integrados de Gestión